1- CONTEXTE

Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme 100 000 logements, le FONSIS a créé le 24 septembre 2021, un véhicule d’investissement dénommé Kajom Capital (Kajom) dont la mission est de financer, à terme, l’acquisition de 21 000 logements par le biais de contrats de location-vente.

Ces logements sont de type social, économique et de moyen standing. Les deux premières catégories de logements (sociaux et économiques) doivent répondre au cahier des charges du ministère de l’Urbanisme, du Logement et de l’Hygiène Publique (MULHP).

Les logements de moyen standing sont soumis au cahier des charges de Kajom Capital.

Les cibles de Kajom sont les salariés des secteurs formel et informel, les professions libérales et les travailleurs sénégalais de la Diaspora.

Préalablement au démarrage de sa phase pilote, la société souhaite se doter d’un manuel de procédures conforme aux meilleurs standards du secteur.

Dans cette perspective et eu égard à la contrainte de célérité liée à la mise en œuvre du projet, il a été retenu de solliciter un cabinet pour accompagner Kajom dans l’élaboration d’un manuel de procédure intégrant tous les processus métiers, à savoir : l’acquisition de logements, l’acquisition de locataires-acheteurs, l’achat de services et d’équipements et la gestion des contrats de location-vente (de la signature au transfert de propriété de l’actif immobilier en fin de contrat).

2- OBJECTIFS DE LA MISSION

La présente consultation a pour objet de s’attacher les services d’un consultant pour l’élaboration du manuel de procédures intégrant tous les processus métiers de KAJOM CAPITAL.

Conforme aux meilleurs standards en vigueur dans le secteur de l’immobilier, le manuel constituera une référence méthodologique pour la bonne marche de KAJOM et un guide technique pour son dispositif de contrôle interne.

L’enjeu pour Kajom est également d’offrir à ses potentiels investisseurs de la visibilité sur son mode opératoire et sur son alignement avec les bonnes pratiques.

3- CONTENU DU MANUEL DE PROCEDURES

Les procédures à rédiger au cours de la mission devront couvrir principalement les domaines suivants :

•  L’acquisition de logements auprès de promoteurs et/ou développeurs éligibles en fonction de la segmentation de l’offre de Kajom, avec une prise en charge notamment des aspects afférents à la conformité environnementale et sociale, aux réglementations en vigueur, et aux normes de sécurité ;

•   L’acquisition de locataires-acheteurs sur la base d’un système de scoring interne prenant en compte les critères d’éligibilité applicables au type de logements ciblé ;

•   L’achat de services et d’équipements et la gestion des contrats de location- vente de bout en bout, à savoir depuis la signature du contrat de location-vente jusqu’au transfert de propriété de l’actif immobilier en fin de contrat. Cette phase de gestion intègre également la gestion des interactions avec le gestionnaire du parc immobilier, notamment pour la collecte mensuelle des loyers, la prise en charge des coûts de maintenance et traitement des demandes des locataires, la gestion des plaintes et des dossiers en précontentieux et contentieux, etc.

•   Le financement et la gestion financière : détails sur la manière dont les projets sont financés, y compris les sources de financement, les processus de budgétisation et de contrôle des coûts, ainsi que la gestion des flux de trésorerie ;

•   La gestion des contrats et des sous-traitants qui détaille les procédures pour la sélection, la négociation et la gestion des contrats avec les sous-traitants, les fournisseurs et les consultants impliqués dans les différents process de Kajom.

Les procédures proposées devront être le plus détaillé possible et comporter des annexes avec des modèles de documents et outils de travail adoptés.

4- Méthodologie

Une méthodologie participative sera mise en place tout au long de la mission afin d’en assurer un suivi conforme ainsi qu’une parfaite compréhension des tâches requises par les parties concernées.

Le suivi et la supervision des prestations du Consultant seront assurés par un comité de pilotage (le « Comité ») dont les membres seront désignés par KAJOM.

Au démarrage de la Mission, la liste des membres du Comité sera communiquée par voie écrite au Consultant. Le Comité fera un suivi régulier de l’avancée des travaux et sera chargé de la revue et de la validation des livrables.

Le manuel de procédures doit s’inspirer des meilleurs standards du secteur et des bonnes pratiques en matière de gestion.

Il est également attendu du cabinet de faire des propositions visant à rendre le manuel le plus complet possible sur la base de l’expérience du cabinet et de l’expertise de l’équipe constituée pour la réalisation de la mission.

La mission sera ponctuée par les jalons suivants :

•   Kick-off meeting de présentation de l’offre technique et financière du consultant augmentée par ses propositions, validées par Kajom, d’amélioration du périmètre de la mission ;

•   Production d’une note méthodologique présentant la démarche du cabinet par rapport à la mission ;

•   Revue de la documentation disponible (statuts de Kajom, Mémo  de  présentation de l’opportunité d’investissement, Business plan, tout document de projet) ;

•   Présentation de la version préliminaire du manuel de procédures pour chaque

  volet de la mission ;

•   Finalisation du manuel de procédures complet.

5- PROFIL DE L’EXPERTISE ATTENDUE POUR CETTE MISSION

Le Consultant devra être une personne morale spécialisée ayant une expérience avérée dans l’élaboration de manuel de procédures.

Le Consultant doit disposer d’une équipe complète et compétente dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures, d’organisation y compris un personnel ayant des qualifications et expériences relatives au secteur de l’immobilier.

Le Consultant doit s’engager à assurer la disponibilité de l’équipe affectée à la réalisation de la mission pendant toute la durée de celle-ci. Il doit démontrer une capacité à rendre compte promptement et efficacement de la gestion de son mandat.

Le Consultant doit disposer de compétences avérées pour les fonctions suivantes :

•   Un chef de mission, expert dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures ayant au moins sept (07) années d’expérience pertinente en matière de conseil en organisation et/ou formalisation de processus

  d’entreprise ;

•   Un spécialiste dans la formalisation des processus d’entreprises et la gestion

  de la qualité ayant au moins cinq (5) années d’expérience dans ledit domaine

•   Un spécialiste ou personne avec une expertise avérée en matière de transaction immobilière ;

6-LIVRABLES ATTENDUS

A l’issue de ses travaux, le consultant devra produire le manuel de procédures sous format Word couvrant les questions énumérées au point 3 mais non limitées à elles et aussi les annexes avec des modèles de documents et outils de travail adoptés.

7- DUREE DE LA MISSION

La mission se déroulera à partir de la date de signature du contrat de prestations pour une durée maximum de deux mois calendaires. Les soumissionnaires proposeront un planning adapté à la durée pertinente et incluant, à minima, une réunion préparatoire, une réunion à mi-chemin et une réunion de présentation de la version finale du manuel de procédures.

8- COMPOSITION DES OFFRES DE SERVICE

Le dossier du consultant devra être composé d’une offre technique et d’une offre financière.

- Offre technique :

•  Une présentation du consultant ;
•  Une note méthodologique incluant une description de la compréhension de la mission ;
•  Les références et expériences pertinentes du consultant en sus des attestations de services faits pour des missions similaires (originaux ou copies certifiées conformes) ;
•  La composition de l’équipe d’interventions conformément aux membres cités au point 3, la répartition des responsabilités entre ses membres, et les CV proposés ;
•  Le chronogramme prévisionnel de la mission et des interventions des membres de l’équipe du consultant ;
•  Les pièces administratives du consultant (n° RCCM, NINEA,).

- Offre financière :

•  Le montant global de la prestation et les prix détaillés.
•  Les modalités de règlement des honoraires en fonction duchronogramme d’exécution de la mission et des livrables ; 
•  Les références bancaires du consultant.

9-TRANSMISSION DES OFFRES DE SERVICE

Les offres technique et financière, devront être :

•   Envoyées par email à l’adresse : appeloffres@kajomcapital.sn, un accusé de réception confirmant le dépôt vous sera envoyé automatiquement ;

•   Déposées en trois (03) exemplaires originaux, au siège de KAJOM CAPITAL à l’adresse suivante : Rond-point stèle Mermoz, Immeuble Elton, 4ème étage.

  La date limite des dépôts est fixée au vendredi 18 août 2023 à 12 heures GMT.

 

10-Notation des offres de services

Le système de notation retenu portera sur 100 points avec 80% de pondération pour l’offre technique et 20% pour l’offre financière. Les critères d’évaluation des offres techniques retenus sont les suivants :

 

Rubriques	Points
A. OFFRE TECHNIQUE : NOTE TECHNIQUE MAXIMALE		100
1. Références du Consultant		30
i. Nombre de missions relatives à l’élaboration de manuel de procédures		20
ii. Attestations de services faits pour des missions similaires		10
2. Compréhension de la mission et méthodologie proposée		40
i. Compréhension de la mission		10
ii. Approche méthodologique		10
iii. Qualité et l’exhaustivité des livrables proposés		10
iv. Chronogramme d'intervention		10
3. Equipe d’intervention		30
i. Composition de l’équipe pour répondre aux différents volets des prestations		10
ii. Nombre d’années d’expérience pertinente des intervenants		10
iii. Expérience professionnelle des intervenants		10
B. OFFRE FINANCIERE : NOTE FINANCIERE MAXIMALE		100
Note financière = l’offre financière la plus basse reçue par KAJOM CAPITAL ÷ offre financière du Consultant * 100

 

                                                                                              FIN