Contexte de la consultation

Kajom Capital est un véhicule financier dont la mission principale est de faciliter l’accès au logement des ménages sénégalais, par le biais de contrats de location avec option d’achat (« LOA »), pouvant s’étendre sur douze (12) ans - (le « Projet »).

L’objectif du Projet est de financer vingt-et-un mille (21.000) logements, sur un horizon de huit (8) ans, et de constituer un portefeuille diversifié de logements sociaux (50%), économiques (30%), et moyen standing (20%).

La structuration repose sur une transaction tripartite où Kajom Capital acquiert des logements auprès de promoteurs et signe simultanément des contrats de LOA avec des acquéreurs pré- identifiés y compris ceux présentés par ces mêmes promoteurs.

La mise en place de mécanismes de garantie facilitera l’accès au logement à une clientèle considérée comme risquée par les banques et les promoteurs immobiliers.

Plusieurs partenariats stratégiques ont été noués dans le cadre du Projet, notamment avec le Ministère chargé de l’Urbanisme, le Fonds pour l’Habitat Social, la Banque Mondiale, la SFI ainsi que des promoteurs immobiliers.

A travers ce Projet, Kajom Capital cherche également à promouvoir des projets d’urbanisme durable dans de nouveaux pôles urbains afin d’améliorer la qualité de vie des populations.

Dans cette perspective, Kajom Capital a décidé de s’adjoindre les services d’un gestionnaire immobilier (« Property Manager »), afin de lui fournir une assistance dans la gestion des locataires, du patrimoine, et l’administration du syndic de la copropriété conformément au droit sénégalais.

Ainsi, dans le cadre de la mise en œuvre de cette mission, nous vous invitons à nous faire parvenir votre proposition pour une prestation de services en qualité́ de société́ de gestion immobilière, pour assurer :

•   La gestion locative,

•   Le quittancement des loyers et des provisions de charges ;

•   Le contentieux (recouvrement amiable et judiciaire) ;

•   La régularisation des charges locatives et de copropriété ;

•   La création d’un syndic de copropriété et la gestion du syndicat ;

•   L’entretien et la gestion technique du parc immobilier.

1. Objectif de la mission :

L’objectif de la mission du gestionnaire immobilier est d’agir en qualité de mandataire conformément à la législation en vigueur au Sénégal dans le domaine de la gestion du parc immobilier, de l’entretien du parc et de la gestion de copropriété.

Le prérequis majeur est la démonstration d’une expérience avérée en matière de gestion de parc immobilier.

Le périmètre de la mission confiée au gestionnaire immobilier comprend les thématiques suivantes :

A – La gestion locative :

La gestion locative du parc de Kajom Capital, par :

•  Le consta td’éta tdes lieux d’entrée et de sortie;
•  La gestion courante du bail ;
•  La gestion et le suivi de la satisfaction locataire ainsi que le respect du règlement intérieur, des troubles de voisinage ;
•  La gestion des sinistres ;
•  La gestion des réclamations des locataires et la tenue d’un tableau de suivi du traitement des demandes ;
•  La réalisation des États des lieux contradictoires avant la mise à disposition des logements et préalablement à leur reprise par d’autres locataires-acheteurs.
•  Le suivi du règlement des loyers et charges (gestion de comptabilité, calcul des provisions, régularisation des charges locatives, etc.)
•  Créations d’une base de données clients exhaustive, propriété de Kajom Capital, permettant des analyses statistiques pour une évaluation en temps réelles de la qualité du portefeuille clients et une veille sur les risques de défaut.

B – Le pré contentieux et contentieux :

• La Gestion proactive des dossiers en situation de précontentieux :

•  Unsuivirapprochédesimpayésetgestionpréventiveducontentieux;
•  Une prise en charge des actions ciblées de relance vers les clients en situation de précontentieux ;
•  L’envoi des mises en demeure et l’établissement des plans de règlement amiable pour impayé locatif ;
•  Le contrôle et suivi du recouvrement à l’amiable et la proposition de mesures correctives.

• La gestion du contentieux conformément à la législation en vigueur :

•  Le déclenchement et pilotage la procédure de contentieux de bout-en-bout en interface avec toutes les parties prenantes ;
•  Lesuivietladocumentationdesactesdeprocédures(significationcommandement de payer, commandement de quitter les lieux, ordonnances et décisions de justice, etc...) ;
•  Lagestiondurèglementetdurecouvrementdescoûtsdesactesdeprocédure; o La production d’un rapport mensuel sur les dossiers en contentieux.

C – L’entretien et la maintenance du parc immobilier :

Sur la base d’engagements contractuels prédéfinis entre Kajom capital et ses clients, la mission du gestionnaire consistera à assurer :

•  L’entretien courant des logements ;
•  L’organisation de la maintenance de l'ensemble des équipements à la charge de Kajom Capital ;
•  L’établissement et le suivi du budget d’entretien ;
•  Lasélectiondesfournisseurs,sous-traitants,prestatairessurlabased’uneanalyse technique et économique (contrat cadre, mise en concurrence des prestataires, etc.) ;
•  Le contrôle des prestations réalisées par les entreprises sous-traitantes ;
•  L’évaluation des prestaires en fin de contrat en vue de la reconduction ou non de leur contrat ;
•  Le suivi périodique des maintenances à la charge des clients de Kajom ;
•  Le suivi des dossiers de garantie décennale ;
•  La tenue d’un tableau de bord de suivi des coûts d’entretien et la production d’un rapport mensuel.

D - La gestion de la copropriété :

Le gestionnaire assure la mise en place et la gestion des copropriétés regroupant les clients de Kajom placés sous sa responsabilité. A ce titre, il devra :

•  Contribuer à l'élaboration d'une politique de mise en place et de gestion de copropriétés ;
•  Mettre en place et animer les instances de gouvernance des copropriétés (assemblées générales, conseils syndicaux, etc.) ;
•  Veiller à l’élaboration des budgets prévisionnels, à la collecte des charges de copropriété et la production des états financiers requises ;
•  Mettreenplaceunprocessusderenforcementdecapacitédeslocataires-acheteurs en vue de leur transférer à terme la gestion des copropriétés ;
•  Produire d’un rapport périodique à l’attention des membres de la copropriété. 

2. Profil et compétences :

Le gestionnaire devra justifier de qualifications et d’expériences avérées pour l’exécution des services attendus.

A ce titre, la société devra :

• Avoir une expérience avérée et référencée au Sénégal ou en Afrique de l’Ouest en matière de gestion locative et gestion de copropriété ;

• Disposer d’une expertise en gestion de dossiers en précontentieux et/ou contentieux, et en traitement des sinistres ;

• Présenter un dispositif fonctionnel avec des équipes qualifiées (internes ou externes) pouvant assurer l’entretien de parcs immobiliers et des équipements connexes selon les meilleurs standards.

3. Durée

•  La mission a une durée de (03) ans, renouvelable, pour la gestion d’un parc de logements localisés dans le triangle « Dakar-Thiès-Mbour » ; sur un périmètre multisite pouvant être constitué de maisons individuelles et/ ou d’appartements.

• La taille cible du parc est de 200 logements les 3 premières années, elle passerait à 1000 logements au bout de 5 ans, avec un objectif de taille fixé à 21 000 logements à terme.

4. Présentation de l’offre :

L’offre du gestionnaire immobilier devra comporter :

• Les noms et curriculums des dirigeants de la société, ainsi que ceux des chefs de services qui travailleront sur la mission. Et ce, pour chaque type d’activité ;

• Un descriptif d’une expérience avérée dans la gestion immobilière : Soit, une confirmation d’une parfaite maitrise de la gestion immobilière et plus particulièrement de la satisfaction locataire, du recouvrement, de la gestion technique de parc immobilier et de la copropriété ;

• Une description du nombre d'unités de logement jusqu’alors gérées et par typologie d'unités de logement (villas, appartements) ;

• Un justificatif des états financier de la société ;

• Un descriptif des moyens humains et techniques (logiciel de gestion adéquat) pour

  satisfaire à cette mission ;

• Un descriptif du nombre de personnes employées et une confirmation de la disponibilité de chaque membre de l’équipe pour l’exécution de la mission ; voire la présentation d’un projet de consolidation de l’équipe existante (ressources externalisées) ;

• Une proposition financière spécifique et par type d’activité, voire toute proposition de rabais ;

• Une brève description de missions similaires exécutées ;

• Des propositions d’ajustements du périmètre de la mission confiée, sur la base de l’expérience de la société, afin d’asseoir les bases d’un partenariat réussi et durable entre Kajom Capital et la société.

5. Réponse à la consultation :

Les soumissions doivent être envoyées et déposées à l’attention de Monsieur Abdoulaye Diouf SARR, Directeur Général de Kajom Capital. Les offres technique et financière, devront être :

•   Envoyées par voie électronique à l’adresse : appeloffres@kajomcapital.sn, un accusé de réception confirmant le dépôt vous sera envoyé automatiquement ;

•   Déposées en trois (03) exemplaires originaux, au siège de KAJOM CAPITAL à l’adresse suivante : Rond-point stèle Mermoz, Immeuble Elton, 4ème étage.

La date limite des dépôts est fixée au mercredi 16 aout 2023 à 16 heures.

Des informations complémentaires peuvent être demandées auprès de Kajom Capital par courriel à l’adresse : gsoumare@kajomcapital.sn.